市场经济中,几乎人人都会接触到经济类的合同。然而,如何起草好一份合同,却未必人人都会。下面我们就来谈一谈怎样起草好一份合同,起草合同过程中需注意什么。
一、合同主体条款
签订合同,当然需有签订的主体。所以,起草合同的第一步,是要把握好合同主体。
合同主体中如果有自然人(即个人),要审查其是否有订立合同的民事行为能力。在我国,18周岁以上的、且精神状态上无瑕疵的人,才能独立签订一份经济类的合同,如果是18周岁以下的,或者精神状态方面存在瑕疵的人,最好由其监护人代为签署。所以,在房产交易中,我们经常看到,父母代孩子在房产买卖合同上签字,这就是因为18周岁以下的孩子没有签订房产买卖合同的民事行为能力。
合同主体中如果有法人(包括公司、企业、社团组织等),要核实其证照。首先是核对其是否“存在”方面的证照,比如公司的营业执照;其次是核实其是否有“资质”订立该合同的证照,比如建筑公司的施工资质证书、设计公司的设计资质证书等。
审查了主体后,在起草合同时,就可以将主体的准确的名称或姓名(而不是简称、曾用名、绰号等)、有效的证件号码、住址列在合同中了。
二、标的条款
标的,是合同双方权利义务共同指向的对象。比如,买卖合同中的标的就是交付商品、货物,施工合同中的标的就是完成某一工程项目,设计合同中的标的就是完成相关的设计任务……。
起草标的条款时,要将标的或者标的物明确化,以便发生争议时,能让第三方根据该条款,精确的界定哪些属于合同标的(物),哪些不属于合同标的(物)。
“明确标的”,看似简单,其实不然。比如,买卖合同中的标的物—商品,就要写明商品名称、品牌(或厂商)、等级、规格、型号、颜色等;比如施工合同中的标的物—工程项目,除要写明工程项目的名称,并使名称与政府批文中的项目名称一致外,还要写明项目所在的地址、具体的施工范围(是整个项目的工程建设还是项目中的一幢或几幢房屋或者是某幢房屋中的某个部位,是包括了土建、水电、装修所有施工程序还是仅需其中一个程序等);再如设计合同,要明确设计针对的具体对象,同时,写明设计要到达什么样的深度。
可见,在起草标的条款时,应将标的(物)名称、属性、地标、深度等能揭示其特征、范围的内容写清,以便和其他非标的物区分。
三、数量条款
在标的物是货物、商品的合同中,数量条款也是一个重要的条文。起草该条文时,要明确计量单位和计量方法,注意用国家统一规定的度量衡和法定单位,不要使用模糊不清的诸如“箱”、“捆”等计量单位;要注意写明毛重、净重、允许的增减幅度、合理的磅差等内容。
四、质量条款
质量问题是双方容易发生争议的一个问题,所以,相关的质量条款显得非常重要。
起草质量条款时,首先要确定质量标准。明确,采用的是国家标准、行业标准、企业标准或者是双方约定的标准或者是按照样品的标准等,并列明具体的标准的名称、代号等。其次,写清楚质量验收的方法和程序。验收方法方面,可以按书面文件比如按产品说明书、技术文件进行验收,也可以按实物比如样品进行验收;可以是所有货物无一例外进行检查验收,也可以抽样验收,具体的,根据合同主体的需要进行确定。验收程序方面,确定验收的时间、验收的主体、提出质量异议的期限、方式、对质量异议的反馈方式、如果双方对质量问题不能形成一致时如何请第三方进行鉴定、对鉴定结果有异议时,如何处理等。如果是按样品验收,还应写明样品的提取、封存、保管、启封等程序,如果是抽样验收,还应写明抽样比例、抽样方式等。
五、价款或者报酬条款
这也是一个重要条款,涉及到买方(或者接受服务方)的主要义务的履行。
在这个条款中,1,写明单价、合同总价、最终结算方式(在施工合同中,如何结算非常重要)、采用的货币币种;2,写明价款或者报酬的支付方式,即何时(或者什么条件下)支付、分几次支付、每次支付多少(或者比例)、采用什么方式支付(现金、转账)、支付到哪里(收款人姓名、账号)、支付后应取得何种凭证(发票、收据)、什么情况下可以拒绝支付等;3,确定税费的承担。合同履行过程中,除价款或报酬这笔主要支出外,还会产生税费,比如营业税、比如包装费、工本费、运输费等,这部分税金、费用由谁承担、怎么承担、承担多少,也需进行约定;4,如果涉及对外贸易的,还应注意国际贸易中的价格术语的运用。
六、履行期限、地点和方式条款
这一条款,主要涉及提供商品或服务的一方如何履行义务的问题。
履行期限:写明:1,履行的起始日或者开始履行的条件;2,总的履行期限、阶段性的履行期限;3,履行完毕的标志;4,顺延履行的条件。
履行地点:这个条款也非常重要,如果双方没有约定发生争议时由哪个法院管辖,一方起诉时就可以选择合同履行地法院来管辖。在买卖合同中,通常需约定是在买方处还是卖方指定的地方进行交付,这不仅影响到有关运输费的承担问题,还涉及货物风险的转移问题。不过,有些合同中的履行地点,无需特别约定,根据合同中其他内容即可确定,比如施工合同,合同履行地自然在工程项目所在地。
履行方式:即履行义务的具体方式。从时间方面说,需明确是分期履行还是一次性履行;从行为方面说,需明确采用什么方式方法来交付货物或服务,比如,交付货物,有自提、代办托运、送货上门等方式,交付服务成果,有面交、邮寄、自取、电子邮件、展示、同步消耗等方式,交付的成果的载体可以是纸张的、也可以是电子的或者是口头的。这些都需根据具体情况进行约定。
七、违约责任
违约条款,也需细化、明晰,不能笼统的约定,“违反合同的一方需赔偿对方损失”,这种笼统的约定,与不约定相比,二者没有差异。
一项义务要对应一项违约责任。比如违反付款义务、违反供货期限的约定、所供货质量有瑕疵、擅自解约等,这些不同的违约行为,应规定不同的违约责任。
重要的义务,违约责任应较重,次要的义务,违约责任可约定得轻一些。所谓重要的义务,即合同一方的主要义务(对另一方而言就是主要权利),比如付款义务、提供货物或服务的义务,这些义务不履行或不完全履行的,势必影响另一方的主要权利,所以违约责任应约定得重一些,既有事前威慑的作用,也有事后弥补的作用。
约定违约责任时,宜采用承担违约金的方式,违约金可以是具体的金额,也可以约定为按一定金额的一定比例。如果是约定赔偿损失,不能笼统的写成“赔偿一切损失”诸如此类,应明确可赔偿的损失的范围,并写明,如果损失难以计算的,则按照什么标准进行计算,以便日后就损失范围、金额发生争议时,能有合同依据。
约定违约责任时,应注意要符合法律规定。比如,违约金约定得不能过高,这里的过高,是与违约方给守约方造成的损失相比过高。如果违约金过高,并不能得到法律的全部支持,在案件审理时,法院会进行调低。另外,约定定金时,定金的比例不能超过合同总价的20%,超过的部分不能作为定金来认定。
八、解决争议的方法
这是一个比较专业的条款,主要是陈述合同双方发生争议时,该如何解决的问题。当然,首先是协商,或者请第三方进行调解;其次,是在协商、调解不成的情况下,可以约定采用仲裁或诉讼的方法解决(不能同时选择仲裁和诉讼,只能择一)。如果选择仲裁,可以采用“不能协商一致的,任何一方均可向**仲裁委员会提起仲裁申请”的句式,其中的“**仲裁委员会”一定要具有唯一性,要写明所选仲裁委员会的具体名称,如“绍兴仲裁委员会”,而不能含糊的写成“本地仲裁委员会”、“甲方所在地仲裁委员会”或者“**省仲裁委员会”诸如此类,因为仲裁委员会的设置是不确定的,有的地方有仲裁委员会,有的地方没有,还有的地方有两个或两个以上的仲裁委员会,所以,“本地”、“甲方所在地”、“**省”可能没有仲裁机构,也可能有两个,无法让人判断当时具体是指哪个仲裁委员会,故,这样的仲裁选择,通常会被认定为是无效的选择。如果选择诉讼,可以采用“不能协商一致的,任何一方均可向**地方的法院提起诉讼”的句式,其中的“**地方的法院”,可以是甲方所在地法院,也可以是乙方所在地法院,另外,还可选择合同履行地或合同签订地的法院,除此外,不可选择其他法院。
具备了以上这些条款,一个合同基本就完整了。当然,也可以根据具体情况,增加一些别的条款,比如,保密条款、合同生效条款等。
总的来说,要起草好一份合同,先要清楚合同双方的主要意思,其次,心中要有一个框架结构,明白这个合同中需要有哪些条款,各条款的先后顺序如何安排等;再次,语言表述要清晰、准确、客观,去掉那些含糊其辞或者色彩斑斓的描述。